धोखाधड़ी रोकथाम नीति

पृष्ठभूमि

जूट कॉरपोरेशन ऑफ इंडिया लिमिटेड (JCI) ने वर्षों के दौरान अपने कर्मचारियों को संगठन के भीतर और बाहर मार्गदर्शन देने हेतु विभिन्न नीतियाँ और प्रक्रियाएँ स्थापित की हैं। इन प्रणालियों को इस उद्देश्य से तैयार किया गया है कि लेन-देन से संबंधित अधिकारी अपने कार्यों को पारदर्शी और समान रूप से संपादित करें। उदाहरणस्वरूप आचरण, अनुशासन एवं अपील नियम, सेवा नियम और चिकित्सा नियम आदि शामिल हैं।

इसके अतिरिक्त, सार्वजनिक उपक्रम विभाग (DPE) द्वारा जारी “कॉर्पोरेट गवर्नेंस पर दिशा-निर्देश – 2010” में यह वर्णित है कि “कंपनी को बोर्ड सदस्यों को जोखिम मूल्यांकन और न्यूनकरण प्रक्रियाओं के बारे में सूचित करने के लिए प्रक्रियाएँ निर्धारित करनी चाहिए। इन प्रक्रियाओं की समय-समय पर समीक्षा की जानी चाहिए ताकि कार्यकारी प्रबंधन एक स्पष्ट रूप से परिभाषित ढांचे के माध्यम से जोखिमों को नियंत्रित कर सके। आंतरिक जोखिम प्रबंधन के लिए प्रक्रिया निर्धारित की जाएगी।” यह दिशा-निर्देश यह भी अपेक्षा करता है कि बोर्ड निम्नलिखित को सम्मिलित करते हुए नीतियाँ और प्रक्रियाएँ लागू करे:

(a) धोखाधड़ी की रोकथाम और पहचान से संबंधित कर्मचारियों की जिम्मेदारी
(b) धोखाधड़ी की पहचान होने के बाद जांच की जिम्मेदारी
(c) धोखाधड़ी से संबंधित मामलों की रिपोर्टिंग की प्रक्रिया
(d) धोखाधड़ी के आरोपों को दर्ज करने की रिपोर्टिंग और अभिलेखन प्रक्रिया
(e) धोखाधड़ी की रोकथाम और पहचान पर प्रशिक्षण की आवश्यकताएँ।

इसके अलावा, कंपनी के वैधानिक लेखा परीक्षकों को भारत के नियंत्रक एवं महालेखा परीक्षक (C&AG) को प्रस्तुत अपनी रिपोर्ट में कंपनी की “धोखाधड़ी रोकथाम नीति” पर टिप्पणी करनी होती है, जैसा कि कंपनी अधिनियम, 1956 की धारा 619(3) के प्रावधानों के अनुपालन में अपेक्षित है।

नीति के उद्देश्य

“धोखाधड़ी रोकथाम नीति” का उद्देश्य किसी भी पहचानी गई या संदिग्ध धोखाधड़ी की रोकथाम, पहचान और रिपोर्टिंग के लिए एक प्रणाली प्रदान करना और उससे संबंधित मामलों का निष्पक्ष निपटान सुनिश्चित करना है।

यह नीति निम्नलिखित बातों को सुनिश्चित करने और प्रदान करने के लिए बनाई गई है:

i) कि “धोखाधड़ी की रोकथाम” सबकी जिम्मेदारी है — एक ऐसी “संस्कृति” बनाई जाए।
ii) कि प्रबंधन धोखाधड़ी की पहचान और रोकथाम के लिए अपनी जिम्मेदारियों से पूर्णतः अवगत हो और साथ ही:

iii) नीति से सभी संबंधित लोगों को स्पष्ट दिशा-निर्देश प्राप्त होंगे:

iv) धोखाधड़ी गतिविधियों की जांच कैसे की जानी चाहिए, इस बारे में मार्गदर्शन।
v) यह सुनिश्चित करना कि किसी भी संदिग्ध धोखाधड़ी गतिविधि को अनुमति नहीं दी जाएगी और उसकी पूर्ण जांच की जाएगी।

नीति का क्षेत्र:

यह नीति किसी भी धोखाधड़ी या संदिग्ध धोखाधड़ी पर लागू होती है जिसमें कोई भी व्यक्ति (पूर्णकालिक या अंशकालिक कर्मचारी, अस्थायी/संविदा/प्रशिक्षु/अप्रेंटिस, विक्रेता/आपूर्तिकर्ता/ठेकेदार/सलाहकार/सेवा प्रदाता के प्रतिनिधि या जेसीआई के साथ किसी भी व्यवसाय से संबंधित अन्य एजेंसी) शामिल हो।

“धोखाधड़ी” की परिभाषा:

“धोखाधड़ी” को इस प्रकार परिभाषित किया जा सकता है — “किसी व्यक्ति द्वारा जानबूझकर धोखे, छिपाव, छल या किसी अन्य अवैध माध्यम से किया गया कार्य, जिसके परिणामस्वरूप स्वयं या किसी अन्य व्यक्ति को अनुचित लाभ और जेसीआई या अन्य को अनुचित हानि पहुँचती है।”

कई बार ऐसे कार्य दूसरों को भ्रमित करने या गुमराह करने के उद्देश्य से किए जाते हैं ताकि वे कोई वास्तविक कार्य न करें या गलत निर्णय लें जो वस्तुनिष्ठ तथ्यों पर आधारित न हो।

धोखाधड़ी में सम्मिलित या उससे संबंधित क्रियाएँ:

धोखाधड़ी गतिविधियों का दायरा बहुत व्यापक हो सकता है, परंतु नीचे दिए गए कुछ कार्य धोखाधड़ी माने जाएंगे।
नीचे दी गई सूची उदाहरणार्थ है, संपूर्ण नहीं:
i. कंपनी के किसी दस्तावेज़ या खाते की जालसाजी या अनधिकृत परिवर्तन।
ii. चेक, बैंक ड्राफ्ट या किसी अन्य वित्तीय साधन की जालसाजी या अनधिकृत परिवर्तन।
iii. निधियों, प्रतिभूतियों, सामग्रियों या संपत्तियों का दुरुपयोग।
iv. अभिलेखों को गलत बनाना, दस्तावेज़ हटाना या प्रतिस्थापित करना।
v. गलत या भ्रामक टिप्पणियाँ करना।
vi. तथ्यों को जानबूझकर छिपाना या धोखाधड़ीपूर्ण नियुक्ति, रिपोर्टिंग या सिफारिशें करना।
vii. कंपनी के धन का व्यक्तिगत उपयोग।
viii. उन वस्तुओं/सेवाओं के लिए भुगतान स्वीकृत करना जो प्रदान नहीं की गई हैं या निम्न गुणवत्ता की हैं।
ix. रिकॉर्ड या संपत्तियों का विनाश या हटाना ताकि तथ्यों को छिपाया या विकृत किया जा सके।
x. कोई अन्य कार्य जो “धोखाधड़ी गतिविधि” की परिधि में आता हो।

धोखाधड़ी की रिपोर्टिंग: नोडल अधिकारी को

i. कोई भी व्यक्ति (कर्मचारी, प्रशिक्षु, संविदा कर्मचारी या अन्य प्रतिनिधि) जैसे ही किसी धोखाधड़ी या संदिग्ध गतिविधि के बारे में जानता है, उसे तुरंत रिपोर्ट करना चाहिए।
ii. यह रिपोर्ट “नोडल अधिकारी” को की जाएगी।
iii. जब तक अन्यथा आदेश न दिए जाएँ, इकाई स्तर पर सतर्कता प्रभारी अधिकारी ही नोडल अधिकारी होंगे।
iv. यदि किसी कारणवश नोडल अधिकारी को रिपोर्ट करना संभव न हो, तो तत्काल नियंत्रण अधिकारी को सूचित किया जाए जो यह सुनिश्चित करेगा कि सूचना नोडल अधिकारी तक पहुँचे।
v. रिपोर्ट लिखित रूप में दी जानी चाहिए; यदि रिपोर्टर लिखित रूप नहीं देना चाहता, तो अधिकारी उसके कथन को लिखित रूप में दर्ज करेगा।
vi. रिपोर्ट “गोपनीय रूप से” दी जा सकती है और रिपोर्टर की पहचान गुप्त रखी जाएगी।
vii. साक्ष्यविहीन गुमनाम शिकायतों पर कार्रवाई नहीं की जा सकती, परंतु उनका रिकॉर्ड रखा जाएगा।
viii. सभी रिपोर्टों को शीघ्रता से निपटाया जाएगा और नोडल अधिकारी द्वारा समन्वय किया जाएगा।
ix. नोडल अधिकारी यह सुनिश्चित करेंगे कि संबंधित दस्तावेज़ और साक्ष्य सुरक्षित रहें।

जांच प्रक्रिया:

i. नोडल अधिकारी समन्वयक के रूप में कार्य करेगा।
ii. वह विवरणों को सतर्कता विभाग को आगे की जांच के लिए भेजेगा।
iii. यह सूचना सतर्कता विभाग की अपनी जांच के अतिरिक्त होगी।
iv. जांच पूर्ण होने पर उपयुक्त प्रशासनिक, अनुशासनात्मक, सिविल या आपराधिक कार्रवाई की जाएगी।
v. सतर्कता विभाग जांच के परिणाम नोडल अधिकारी को बताएगा और दोनों के बीच समन्वय बना रहेगा।
vi. यदि धोखाधड़ी का मामला गंभीर हो, तो नोडल अधिकारी इसे ऑडिट समिति को रिपोर्ट करेगा।

धोखाधड़ी की रोकथाम और प्रशिक्षण की जिम्मेदारी:

i. सभी कर्मचारी और संबद्ध व्यक्ति यह सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार हैं कि उनके कार्यक्षेत्र में कोई धोखाधड़ी न हो। यदि कोई संदिग्ध गतिविधि ज्ञात हो, तो तुरंत रिपोर्ट करें।
ii. सभी नियंत्रण अधिकारी धोखाधड़ी की रोकथाम और पहचान के लिए जिम्मेदार होंगे।
iii. नोडल अधिकारी के सहयोग से नियंत्रण अधिकारी यह सुनिश्चित करेंगे कि:
a. सभी को “धोखाधड़ी रोकथाम नीति” की जानकारी दी जाए,
b. कर्मचारियों को संभावित अनियमितताओं से अवगत कराया जाए,
c. धोखाधड़ी रोकथाम तंत्र की जानकारी दी जाए,
d. रिपोर्टिंग की संस्कृति विकसित की जाए ताकि कर्मचारी भयमुक्त होकर सूचना दें,
e. आचरण, अनुशासन और अपील नियमों के माध्यम से नैतिक जागरूकता को बढ़ावा दिया जाए।
iv. “धोखाधड़ी रोकथाम नीति” को निविदा दस्तावेज़ का हिस्सा बनाया जाएगा ताकि सभी पक्ष इससे अवगत रहें।

जेसीआई की धोखाधड़ी रोकथाम नीति:

1. सभी यह ध्यान रखें कि जेसीआई में “धोखाधड़ी रोकथाम नीति” लागू है जो किसी भी धोखाधड़ी की रोकथाम/पहचान/रिपोर्टिंग की प्रणाली प्रदान करती है और सभी को किसी भी धोखाधड़ी गतिविधि में शामिल होने से प्रतिबंधित करती है। किसी भी संदिग्ध गतिविधि की सूचना नोडल अधिकारी को तुरंत दी जानी चाहिए।
2. गुमनाम शिकायतें यदि साक्ष्य द्वारा समर्थित नहीं हैं, तो उन पर कार्रवाई नहीं की जाएगी।
3. सभी रिपोर्टों का प्रबंधन और समन्वय नोडल अधिकारी द्वारा किया जाएगा।
4. “धोखाधड़ी रोकथाम नीति” की प्रति जेसीआई की आधिकारिक वेबसाइट पर उपलब्ध है।

नीति का कार्यान्वयन और प्रशासन:

प्रत्येक निदेशालय अपने नियंत्रण क्षेत्र में धोखाधड़ी रोकथाम नीति के कार्यान्वयन और प्रशासन के लिए जिम्मेदार होगा।
अगला उच्च अधिकारी:
इस नीति के तहत प्राप्त शिकायतों के लिए मुख्य सतर्कता अधिकारी अगला उच्च अधिकारी होगा।
व्याख्या का अधिकार:
इस नीति की व्याख्या का अधिकार अध्यक्ष एवं प्रबंध निदेशक के पास होगा।