व्हिसल ब्लोअर नीति

प्रस्तावना

यह नीति कर्मचारियों को यह अवसर प्रदान करने के लिए तैयार की गई है कि यदि वे कंपनी में किसी अनैतिक और अनुचित प्रथाओं या किसी अन्य गलत आचरण का अवलोकन करते हैं तो वे ऑडिट कमिटी तक अच्छी नीयत के साथ पहुंच सकें और प्रबंधकीय कर्मचारियों को उन कर्मचारियों के खिलाफ किसी प्रतिकूल व्यक्तिगत कार्रवाई को लेने से रोका जाए।

प्रयोज्यता

यह नीति कंपनी के सभी स्थायी कर्मचारियों पर लागू होती है।

नीति

किसी कर्मचारी के अच्छी नीयत के साथ किसी अनैतिक और अनुचित प्रथाओं या कथित गलत आचरण के प्रकटीकरण के कारण उसके खिलाफ किसी प्रतिकूल व्यक्तिगत कार्रवाई को नहीं लिया जाएगा या अनुशंसा नहीं की जाएगी। यह नीति ऐसे कर्मचारियों को अनुचित बर्खास्तगी और अनुचित पक्षपाती रोजगार प्रथाओं से बचाती है। हालाँकि, यह नीति उस कर्मचारी को उन प्रतिकूल कार्रवाईयों से नहीं बचाती जो उसके किसी प्रकटीकरण से स्वतंत्र रूप से हुई हैं, जैसे खराब कार्य प्रदर्शन, अन्य अनुशासनात्मक कार्रवाई आदि।

परिभाषाएँ

1. प्रतिकूल व्यक्तिगत कार्रवाई

प्रबंधकीय कर्मचारियों द्वारा किया गया किसी कर्मचारी के रोजगार को प्रभावित करने वाला कोई रोजगार-संबंधी कार्य या निर्णय या उचित कार्रवाई न करने का निर्णय, जिसमें मुआवजा, वेतन वृद्धि, पदोन्नति, कार्य स्थान, नौकरी की भूमिका, प्रतिरक्षण, अवकाश और प्रशिक्षण या अन्य विशेषाधिकार शामिल हैं।

2. कथित गलत आचरण

कथित गलत आचरण का अर्थ है कानून का उल्लंघन, कंपनी के आचार संहिता या नैतिक नीतियों का उल्लंघन, कुप्रबंधन, धन का दुरुपयोग, वास्तविक या संदेहास्पद धोखाधड़ी, सार्वजनिक स्वास्थ्य और सुरक्षा के लिए गंभीर और विशिष्ट खतरा, या अधिकार का दुरुपयोग।

3. ऑडिट कमिटी

ऑडिट कमिटी का अर्थ है कंपनी के निदेशक मंडल की एक समिति, जो कंपनी अधिनियम, 1956 की धारा 292A के प्रावधानों के अनुसार गठित की गई हो।

4. कंपनी

कंपनी का अर्थ है, “भारत जूट निगम लिमिटेड (JCI)”

5. अनुपालन अधिकारी

अनुपालन अधिकारी का अर्थ है कंपनी का “संगठन सचिव”।

6. अच्छी नीयत

किसी कर्मचारी को ‘अच्छी नीयत’ में संवाद करने वाला माना जाएगा यदि अनैतिक और अनुचित प्रथाओं या किसी अन्य कथित गलत आचरण के संवाद का उचित आधार हो। अच्छी नीयत तब नहीं मानी जाएगी जब कर्मचारी के पास संवाद के लिए व्यक्तिगत तथ्यात्मक ज्ञान न हो या यदि कर्मचारी जानता हो या उचित रूप से जानता हो कि यह संवाद दुर्भावनापूर्ण, झूठा या तुच्छ है।

7. प्रबंधकीय कर्मचारी

प्रबंधकीय कर्मचारियों में निदेशक और सभी स्तर के प्रबंधक और उसके ऊपर के कर्मचारी शामिल होंगे, जिनके पास महत्वपूर्ण व्यक्तिगत निर्णय लेने या प्रभावित करने का अधिकार हो।

8. नीति या यह नीति

नीति या यह नीति का अर्थ है, “व्हिसलब्लोअर नीति”।

9. अनैतिक और अनुचित प्रथाएँ

अनैतिक और अनुचित प्रथाओं का अर्थ है –
a) ऐसा कार्य जो सामाजिक और पेशेवर व्यवहार के स्वीकृत मानक के अनुरूप न हो;
b) ऐसा कार्य जो अनैतिक व्यापार प्रथाओं की ओर ले जाता हो;
c) अनुचित या अनैतिक आचरण;
d) शिष्टाचार का उल्लंघन या नैतिक रूप से अपमानजनक व्यवहार आदि।

10. व्हिसलब्लोअर

कंपनी का एक कर्मचारी जो अच्छी नीयत से किसी अनैतिक और अनुचित प्रथाओं या कथित गलत आचरण का प्रकटीकरण विभाग प्रमुख को करता है या यदि इसमें प्रबंधकीय कर्मचारी शामिल हों तो प्रबंध निदेशक को और विशेष परिस्थितियों में ऑडिट कमिटी को लिखित रूप में करता है।

व्याख्या

जिन शब्दों को इस नीति में परिभाषित नहीं किया गया है, उनका वही अर्थ होगा जो समय-समय पर संशोधित कंपनी अधिनियम, 1956 में निर्धारित है।

दिशा-निर्देश

1. आंतरिक नीति और नीति के तहत सुरक्षा
यह नीति कर्मचारियों द्वारा किसी अनैतिक और अनुचित प्रथाओं या गलत आचरण की प्रकटीकरण की आंतरिक नीति है और विभाग प्रमुख तक पहुँच या यदि इसमें वरिष्ठ प्रबंधकीय कर्मचारी शामिल हों तो प्रबंध निदेशक तक पहुँच और विशेष परिस्थितियों में निदेशक मंडल द्वारा गठित ऑडिट कमिटी तक पहुँच की सुविधा प्रदान करती है। यह नीति कंपनी को कर्मचारियों के खिलाफ कोई प्रतिकूल व्यक्तिगत कार्रवाई लेने से रोकती है। यदि किसी कर्मचारी के खिलाफ इस नीति के तहत सूचना प्रकटीकरण के कारण कोई प्रतिकूल कार्रवाई की गई है, तो वह ऑडिट कमिटी से संपर्क कर सकता है।

2. गलत आरोप और वैध रोजगार कार्रवाई
जो कर्मचारी जानबूझकर किसी अनैतिक और अनुचित प्रथाओं या कथित गलत आचरण के झूठे आरोप लगाता है, उसके खिलाफ अनुशासनात्मक कार्रवाई की जा सकती है, जिसमें नौकरी से बर्खास्तगी भी शामिल है। इसके अलावा, यह नीति उस कर्मचारी के लिए बचाव के रूप में इस्तेमाल नहीं की जा सकती जिस पर स्वतंत्र कारणों से वैध प्रतिकूल कार्रवाई की गई हो।

3. प्रकटीकरण और गोपनीयता बनाए रखना
जो कर्मचारी किसी अनैतिक और अनुचित प्रथाओं या कथित गलत आचरण को देखता है, वह इसे विभाग प्रमुख को रिपोर्ट कर सकता है या यदि इसमें प्रबंधकीय कर्मचारी शामिल हों तो प्रबंध निदेशक को और विशेष परिस्थितियों में ऑडिट कमिटी को ईमेल के माध्यम से ‘jutecorp@vsnl.net’ पर रिपोर्ट कर सकता है। व्हिसलब्लोअर की गोपनीयता अधिकतम संभव तरीके से बनाए रखी जाएगी।

4. प्रक्रियाएँ
कोई भी कर्मचारी जो किसी अनैतिक और अनुचित प्रथाओं या कथित गलत आचरण को देखता है, वह इसे विभाग प्रमुख को या यदि इसमें प्रबंधकीय कर्मचारी शामिल हों तो प्रबंध निदेशक को और विशेष परिस्थितियों में ऑडिट कमिटी को यथाशीघ्र लेकिन 45 दिनों के भीतर रिपोर्ट करेगा।
विभाग प्रमुख तुरंत व्हिसलब्लोअर रिपोर्ट को प्रबंध निदेशक को अग्रेषित करेगा। प्रबंध निदेशक प्रारंभिक जांच कर सकता है और यदि आवश्यक हो, तो इसे ऑडिट कमिटी को रिपोर्ट करेगा।
ऑडिट कमिटी सभी प्राप्त व्हिसलब्लोअर रिपोर्टों की उपयुक्त और शीघ्र जांच करेगी। यदि परिस्थितियाँ आवश्यक हों, तो ऑडिट कमिटी जांच के लिए वरिष्ठ कार्यकारी या प्रबंधकीय कर्मचारियों की समिति नियुक्त कर सकती है और जांच का दायरा और समय सीमा निर्धारित कर सकती है। ऑडिट कमिटी जांच के लिए विस्तृत प्रक्रिया निर्धारित करने का अधिकार रखती है।
ऑडिट कमिटी द्वारा नियुक्त वरिष्ठ कार्यकारी या समिति निर्धारित दायरे और प्रक्रिया का पालन अनिवार्य रूप से करेगी।
ऑडिट कमिटी या अधिकारी या समिति किसी भी सूचना/दस्तावेज़ को मांगने और किसी भी कर्मचारी या अन्य व्यक्ति की जांच करने का अधिकार रखती है। जांच पूरी होने के बाद रिपोर्ट तैयार की जाएगी और ऑडिट कमिटी द्वारा विचार किया जाएगा।
रिपोर्ट पर विचार करने के बाद, ऑडिट कमिटी कथित प्रतिकूल व्यक्तिगत कार्रवाई के कारण का निर्धारण करेगी और उपायों का आदेश दे सकती है, जिसमें शामिल हो सकते हैं:
a) इस नीति के लगातार उल्लंघन को रोकने के लिए आदेश;
b) कर्मचारी को उसी या समकक्ष पद पर पुनर्स्थापित करना;
c) खोए हुए वेतन, मुआवजा या अन्य लाभों के लिए क्षतिपूर्ति आदेश।
ऑडिट कमिटी का निर्णय अंतिम और बाध्यकारी होगा।
यदि ऑडिट कमिटी संतुष्ट होती है कि कथित अनैतिक और अनुचित प्रथाएँ या गलत आचरण मौजूद थे या वर्तमान में हैं, तो ऑडिट कमिटी –
a) बोर्ड को अनुशंसा कर सकती है कि कोई कर्मचारी अनुशासनात्मक कार्रवाई, दंड/सजा लागू करे;
b) अनुचित प्रथाओं या गलत आचरण से प्रभावित किसी अनुबंध या लेन-देन की समाप्ति या निलंबन की सिफारिश कर सकती है।

5. सूचना
सभी विभागीय प्रमुखों को अपने विभाग के कर्मचारियों को इस नीति की उपस्थिति और सामग्री के बारे में सूचित और संवाद करना आवश्यक है। प्रत्येक विभागीय प्रमुख को यह प्रमाणित करना होगा कि नीति कर्मचारियों को सूचित की गई। नए कर्मचारियों को पर्सनेल विभाग द्वारा नीति के बारे में जानकारी दी जाएगी और इस संबंध में समय-समय पर पर्सनेल विभाग द्वारा अनुपालन अधिकारी को रिपोर्ट प्रस्तुत की जाएगी। समय-समय पर संशोधित यह नीति कंपनी की वेबसाइट पर उपलब्ध कराई जाएगी।

6. वार्षिक पुष्टि
कंपनी वार्षिक रूप से पुष्टि करेगी कि किसी कर्मचारी को ऑडिट कमिटी तक पहुँच से वंचित नहीं किया गया और व्हिसलब्लोअर को प्रतिकूल व्यक्तिगत कार्रवाई से सुरक्षा प्रदान की गई। यह पुष्टि कंपनी की वार्षिक रिपोर्ट में कॉर्पोरेट गवर्नेंस रिपोर्ट के हिस्से के रूप में शामिल की जाएगी।